La digitalització fiscal a Espanya fa un pas de gegant amb la implantació definitiva dels sistemes VeriFactu. Amb la data límit de l'1 de gener de 2027 per a societats i l'1 de juliol de 2027 per a autònoms i micropimes, sorgeix un dubte fonamental: què fem amb les factures en paper? Podem per fi alliberar espai a l'oficina? La resposta és sí, però amb matisos importants.
Per entendre bé el context, és crucial saber en què consisteix aquest nou sistema. Pots llegir la nostra guia completa sobre Què és VeriFactu? Guia per a Autònoms.
La clau: diferenciar entre factures emeses i rebudes
L'obligació de conservació no és la mateixa per a les factures que generes que per a les que et lliuren els teus proveïdors. Analitzem cada cas.
Factures que emets amb el teu programari VeriFactu
Aquí arriben les bones notícies. Quan emets una factura a través d'un programari adaptat a VeriFactu, com Fakturia, el sistema genera un registre informàtic inalterable. Aquest registre, que inclou un identificador únic i un codi QR, és considerat l'original legal de la factura.
Per tant, no tens l'obligació d'imprimir i guardar una còpia en paper de les factures que emets sota aquest sistema. El teu deure és conservar el registre digital que genera el programa durant els terminis legalment establerts. L'arxiu PDF o la representació visual és només una còpia; el veritable original és el registre informàtic.
Factures que reps dels teus proveïdors
En aquest cas, la situació és diferent i requereix més atenció. La regla general és que has de conservar la factura en el seu format original.
* Si reps una factura electrònica o VeriFactu: L'original és l'arxiu digital (per exemple, un XML o un PDF amb el codi QR VeriFactu). Has de conservar aquest arxiu digital, no una impressió en paper.
* Si reps una factura tradicional en paper: L'original és el document físic. Per tant, estàs obligat a conservar-la en paper. L'única manera de destruir l'original en paper és mitjançant un procés de digitalització certificada.
Què és la digitalització certificada?
La digitalització certificada és un procés realitzat amb un programari homologat per l'Agència Tributària que escaneja el document en paper i genera una còpia digital amb plena validesa legal. Aquest programari garanteix la integritat de la còpia, permetent-te destruir l'original físic de forma segura i legal. Si simplement escaneges una factura amb un escàner normal, aquesta còpia no té validesa per substituir l'original en paper.
Terminis de conservació: sense canvis amb VeriFactu
És important recordar que VeriFactu no altera els terminis legals de conservació de factures. La normativa general continua vigent:
* A efectes fiscals (IVA, IRPF, etc.): 4 anys, que comencen a comptar des que finalitza el termini per presentar la declaració corresponent.
* A efectes mercantils: 6 anys, segons el que estableix el Codi de Comerç.
Per seguretat, la recomanació és conservar sempre tota la documentació durant un mínim de 6 anys.
Amb els terminis a la vora, és vital estar preparat. Consulta la nostra guia sobre els terminis i novetats de VeriFactu 2027 per no deixar res a l'atzar.
En resum, VeriFactu et permetrà eliminar l'arxiu en paper de les factures que emets, però hauràs de continuar parant atenció al format en què reps les factures de despeses per saber com conservar-les correctament.