Excel i Word per facturar:
què diu de debò el reglament?
Ni el RD 1007/2023 ni la Llei Antifraude prohibeixen Excel o Word pel seu nom. El que exigeixen és que el sistema amb què emets les teves factures compleixi uns requisits molt concrets. T'expliquem per què una plantilla editable no els compleix, i des de quan això t'afecta.
Per què una plantilla no compleix?
- Manipulabilitat directa: Les dades numèriques, conceptes i dates poden modificar-se o esborrar-se en qualsevol moment sense deixar registre, just el contrari de la inalterabilitat que exigeix el reglament.
- Sense encadenament SHA-256: No hi ha un historial correlatiu encriptat que garanteixi que la factura 2 es va generar després de la 1 de forma inalterable.
- Ningú no signa la declaració responsable: L'AEAT no homologa ni certifica programes de facturació. El que el reglament exigeix és que el fabricant del sistema signi una declaració responsable que compleix, i ni Microsoft ni Google venen Excel o Sheets com a sistemes de facturació: no hi ha qui la signi per la teva plantilla.
Els Requisits Tècnics Obligatoris
- Inalterabilitat: Un cop desada la factura, les seves dades no poden modificar-se sota cap concepte.
- Traçabilitat: Qualsevol rectificació ha de generar un nou document enllaçat amb l'anterior.
- Conservació: El programari ha d'assegurar l'emmagatzematge segur durant un mínim de 4 anys.
- Llegibilitat: Les dades han d'estar disponibles en format estructurat estàndard per a exportació ràpida.
Taula Comparativa: Plantilla vs Sistema Conforme
| Funció | Excel / Word (Plantilla) | Fakturia (VeriFactu) |
|---|---|---|
| Compleix el RD 1007/2023? | No (no assegura inalterabilitat ni traçabilitat) | Sí (amb declaració responsable del fabricant) |
| Codi QR AEAT obligatori | No disponible (impossible d'autogenerar) | Autogenerat automàticament en PDF |
| Encadenament SHA-256 | No (els arxius són independents i alterables) | Sí (cadena matemàtica inquebrantable) |
| Multa fixa de 50.000 € per exercici | Risc real des de la teva data d'obligació (2027) | Zero |
El programari de doble ús
La Llei 11/2021 de mesures de prevenció i lluita contra el frau fiscal persegueix la tinença i l'ús de programes informàtics que permetin ocultar vendes o portar una comptabilitat B (l'anomenat programari de doble ús). D'aquí neix l'exigència que un sistema de facturació produeixi registres íntegres, traçables i inalterables. Un full de càlcul, en què qualsevol cel·la es pot canviar sense deixar cap rastre d'auditoria, difícilment pot acreditar que compleix aquesta exigència.
Preguntes Freqüents (FAQ)
Puc emplenar l'Excel i desar-lo com a PDF no modificable?
No resol el problema. Encara que el PDF que rep el teu client no sigui editable, el sistema amb què has generat la factura continua sent el full de càlcul, i allà no hi ha registre de facturació encadenat ni hash SHA-256. El reglament mira el sistema que emet, no el format de l'arxiu que envies.
Hi ha multes per a l'autònom per fer servir Excel?
No per fer servir Excel: per facturar amb un sistema que no compleix un cop arribada la teva data d'obligació. L'article 201 bis de la Llei General Tributària fixa per a l'usuari una multa de 50.000 € per cada exercici. No és "fins a" 50.000 €: és un import fix.
Aleshores el 2026 puc continuar facturant amb Excel?
Sí. Per a l'usuari no hi ha cap prohibició fins a l'1 de gener de 2027 si tributes per l'Impost sobre Societats, o fins a l'1 de juliol de 2027 en la resta de casos. El que no convé és deixar-ho per a l'última setmana: migrar clients, històric i numeració amb calma surt molt millor que fer-ho amb la data a sobre.
Deixa l'Excel a temps. Passa a l'estàndard VeriFactu.
Fakturia.es fa que emetre factures sigui tan senzill com emplenar un full de càlcul, però amb registres encadenats, codi QR i enviament a l'Agència Tributària: el que el reglament demana i una plantilla no pot donar.