En la gestió diària de qualsevol autònom o pime, és habitual manejar documents comercials per presentar ofertes a clients. Dos dels més comuns, i sovint confosos, són el pressupost i la factura proforma. Encara que puguin semblar similars, tenen propòsits i validesa legal molt diferents. Conèixer les seves diferències és clau per a una comunicació professional i per complir amb la normativa fiscal.
Què és un pressupost?
Un pressupost és un document purament informatiu que detalla el cost estimat d'un producte o servei. El seu objectiu principal és que el client potencial conegui per endavant el preu aproximat del que sol·licita, sense que això generi cap mena de compromís per a cap de les dues parts.
Característiques principals d'un pressupost:
* No és vinculant: El client no està obligat a acceptar l'oferta, i el professional pot ajustar els termes en una negociació posterior.
* Sense validesa fiscal ni comptable: Un pressupost no es registra a la comptabilitat ni genera obligacions d'IVA o IRPF. És un mer document comercial.
* Flexibilitat: No requereix una numeració específica i el seu format és més lliure, encara que és recomanable que sigui clar i detallat per evitar malentesos.
S'utilitza en la fase inicial d'una negociació, com una primera presa de contacte per presentar les teves tarifes.
Què és una factura proforma?
Una factura proforma és un esborrany de la factura definitiva. A diferència del pressupost, s'emet quan ja existeix una intenció de compra per part del client. El seu format és pràcticament idèntic al d'una factura ordinària, incloent-hi el desglossament de conceptes, imports, impostos aplicables (com l'IVA) i dades de l'emissor i receptor.
No obstant això, és fonamental destacar que una factura proforma no té validesa fiscal. No pot ser utilitzada per justificar una despesa ni per deduir l'IVA. Perquè sigui vàlida comercialment i no es confongui amb una factura real, ha de portar explícitament el títol "Factura Proforma".
S'utilitza per a:
* Formalitzar una oferta i que el client confirmi els detalls abans de l'emissió de la factura final.
* Sol·licitar el pagament per avançat d'un servei o producte.
* Acreditar el valor d'una mercaderia en operacions de comerç internacional (duanes).
Diferències clau: Pressupost vs. Factura Proforma
Per resumir, aquestes són les diferències fonamentals:
* Finalitat: El pressupost és per informar i negociar en una fase inicial. La factura proforma serveix per confirmar els detalls d'una venda ja acordada.
* Compromís: El pressupost no genera cap compromís. La factura proforma, un cop acceptada pel client, representa un compromís ferm de compravenda en els termes descrits.
* Validesa fiscal: Cap dels dos té validesa fiscal o comptable. No es declaren a Hisenda ni serveixen per deduir despeses o IVA. Només la factura ordinària final té aquesta validesa.
* Numeració: Un pressupost no necessita numeració oficial. Una factura proforma tampoc pot portar un número de la sèrie de facturació oficial per no ser confosa amb una factura definitiva.
El pas final: la factura ordinària i l'arribada de VeriFactu
Un cop el teu client accepta la factura proforma, el següent i últim pas és emetre la factura ordinària. Aquest és l'únic document amb plena validesa legal i fiscal, que ha de ser numerat correlativament, registrat a la teva comptabilitat i declarat a Hisenda.
Amb la imminent implementació del sistema VeriFactu, l'emissió de factures ordinàries canviarà. Aquest nou reglament busca digitalitzar i estandarditzar la facturació per lluitar contra el frau fiscal. És crucial entendre que ni els pressupostos ni les factures proforma es veuen afectats per VeriFactu, ja que no són documents fiscals. No obstant això, les factures que emetis a partir d'ells sí que hauran de complir els nous requisits. Si vols saber-ne més, pots consultar la nostra guia completa sobre què és VeriFactu? Guia per a Autònoms.
Recorda que les dates límit per adaptar-se són l'1 de gener de 2027 per a societats i l'1 de juliol de 2027 per a autònoms i micropimes. Utilitzar cada document correctament no només demostra professionalitat, sinó que et prepara per complir amb les futures obligacions fiscals sense contratemps.