Amb l'avanç de la digitalització fiscal a Espanya, el tradicional enviament de factures en PDF té els dies comptats en les relacions comercials B2B. La normativa exigeix l'adopció de formats estructurats llegibles tant per persones com per sistemes informàtics. Comprendre les diferències entre Facturae, UBL i altres estàndards és essencial perquè autònoms i pimes preparin la seva facturació sense ensurts.
Què és un format estructurat i per què un PDF ja no és suficient?
Un fitxer PDF estàndard és un format no estructurat: un ordinador no en pot processar les dades de manera automàtica sense utilitzar programari OCR. En canvi, un format estructurat organitza la informació (emissor, receptor, base imposable, desglossament d'IVA) mitjançant etiquetes estandarditzades (generalment en XML o JSON), facilitant l'automatització comptable entre empreses i amb l'administració.
A la nostra guia de factura electrònica per a autònoms detallem com la normativa exigirà l'emissió i recepció en aquests llenguatges estandarditzats.
Els principals formats de factura electrònica a Espanya
1. Facturae (XML-Facturae): És el format oficial de l'Administració Pública espanyola (FACe) des de fa més d'una dècada. Es basa en l'esquema XML i admet signatura electrònica avançada. Continua sent la referència per a contractar amb el sector públic (B2G) i està plenament admès per a l'intercanvi B2B.
2. UBL (Universal Business Language): Estàndard internacional basat en XML i promogut per la Unió Europea mitjançant la norma europea EN 16931. És el format de referència a la xarxa Peppol i l'opció predilecta per a treballar amb clients o proveïdors internacionals.
3. CII (Cross Industry Invoice): Un altre format admès per la norma EN 16931, desenvolupat per UN/CEFACT, que coexisteix amb UBL en l'àmbit comunitari.
4. Formats híbrids (Factur-X / ZUGFeRD): Combinen un PDF visual per a l'usuari humà amb un fitxer XML estructurat incrustat internament.
Relació entre els formats i el sistema VeriFactu
És fonamental no confondre la factura electrònica B2B amb els requisits de VeriFactu. Mentre que Facturae o UBL articulen el document comercial que envies al client, VeriFactu regula el registre informàtic que el teu programari genera i remet a l'Agència Tributària.
Els terminis oficials estan clarament definits: el sistema VeriFactu serà obligatori per a societats l'1 de gener de 2027, i per a autònoms i micropimes l'1 de juliol de 2027. Per complir aquest calendari, els negocis no només necessiten emetre en el format adequat, sinó disposar d'una pasarela VeriFactu para software o una potent API VeriFactu que connecti amb l'AEAT.
Migració i compatibilitat tècnica
Si utilitzes eines anteriors, el canvi de format no ha de ser complicat. Les solucions modernes faciliten la transició mitjançant integración ERP VeriFactu, permetent importar Factusol a VeriFactu, sincronitzar dades per importar Sage 50, importar Holded o fins i tot importar Excel a VeriFactu sense perdre l'històric comptable.
Escollir el millor programari VeriFactu per a autònoms garanteix que les teves factures es generin automàticament en Facturae o UBL segons convingui, complint alhora amb la Llei Antifrau.
A Fakturia.es disposes d'un programari de facturació al núvol plenament adaptat a VeriFactu i a la Llei Antifrau, preparat per gestionar els nous formats electrònics amb total senzillesa.