Des de fa dècades, Excel i Word han estat eines fidels per a molts autònoms i petites empreses a l'hora de gestionar la seva facturació. La seva senzillesa i aparent gratuïtat els van fer populars. No obstant això, en el panorama fiscal actual d'Espanya, amb data de referència 12 d'agost de 2026, l'ús d'aquests programes per emetre factures s'està tornant no només obsolet, sinó també arriscat i potencialment sancionable. La Llei Antifrau i la imminent implementació del sistema VeriFactu han marcat un abans i un després.
Per què Excel i Word ja no són vàlids per facturar?
La clau rau en els principis d'integritat, inalterabilitat i traçabilitat. Els fulls de càlcul i els documents de text, per la seva pròpia naturalesa, permeten modificacions fàcils sense deixar rastre, cosa que els converteix en sistemes vulnerables davant les exigències de l'Agència Tributària. La normativa actual i futura requereix:
* Sistemes informàtics certificats: El programari ha de garantir que cada factura emesa és inalterable i es registra de forma segura.
* Registre de facturació: Cada operació ha de quedar registrada de forma automàtica i instantània.
* Comunicació amb l'AEAT: Els sistemes VeriFactu hauran de poder enviar telemàticament els registres de facturació a l'Agència Tributària.
Excel i Word manquen d'aquestes funcionalitats inherents, cosa que els inhabilita per complir amb la nova legislació.
VeriFactu: la fi de la facturació "manual"
El sistema VeriFactu, que s'implementarà de forma obligatòria, exigeix l'ús de programari de facturació que compleixi amb estrictes requisits tècnics. Això implica que les factures han de generar-se amb un codi QR, una signatura digital i ser inalterables des de la seva emissió.
Els terminis per a l'adaptació són clars:
* Grans empreses i societats: Hauran d'estar adaptades abans de l'1 de gener de 2027.
* Autònoms i micro-pimes: Tindran com a data límit l'1 de juliol de 2027.
Superades aquestes dates, utilitzar sistemes de facturació que no compleixin amb la Llei Antifrau, com Excel o Word, comportarà sancions.
A quines multes t'exposes?
La Llei Antifrau (Llei 11/2021) estableix un règim sancionador per a aquells que no s'adaptin. Tot i que les quanties exactes poden variar segons la infracció, les multes per l'ús de programari no certificat o per la manipulació de registres poden ser significatives. Per exemple, l'ús de sistemes que no garanteixen la integritat dels registres pot comportar sancions de fins a 50.000 euros per als productors de programari i fins a 1.000 euros per cada exercici fiscal per als usuaris. Pots aprofundir en aquest tema al nostre article sobre multa VeriFactu.
A més, no complir amb els requisits de VeriFactu dificultarà la justificació d'ingressos i despeses davant d'una inspecció, cosa que pot derivar en sancions addicionals per infraccions tributàries.
La solució: migrar a un programari de facturació adaptat
La bona notícia és que la transició és més senzilla del que sembla. Existeixen multitud de solucions al mercat dissenyades per complir amb la normativa VeriFactu i facilitar la gestió a autònoms i pimes.
Si actualment utilitzes Excel, és el moment de considerar com importar Excel a VeriFactu a través d'un programari compatible. Per a aquells que ja usen programes com Factusol, Sage 50 o Holded, molts proveïdors ofereixen eines per importar Factusol a VeriFactu, importar Sage 50 o importar Holded a plataformes més modernes i adaptades. Les empreses amb sistemes més complexos poden explorar solucions d'integració ERP VeriFactu o desenvolupar la seva pròpia passarel·la VeriFactu per a programari mitjançant una API VeriFactu.
Per a VeriFactu per a autònoms, el pas a un programari certificat no només evita multes, sinó que optimitza la gestió, automatitza processos i ofereix una visió més clara de l'economia del negoci.
A Fakturia.es, entenem la importància d'aquesta transició. El nostre programari de facturació està dissenyat per complir íntegrament amb la Llei Antifrau i el sistema VeriFactu, oferint una solució intuïtiva i segura perquè el teu negoci compleixi amb totes les obligacions fiscals sense complicacions.