La facturació a Espanya està experimentant una transformació profunda. Si encara confies en eines com Excel o Word per gestionar les teves factures, és crucial que coneguis les implicacions de la nova normativa. A partir de 2027, l'ús d'aquests programes per facturar no només serà obsolet, sinó que podrà comportar importants sancions. Com a experts en fiscalitat per a autònoms i pimes, t'expliquem per què.
La Llei Antifrau i la fi de la factura "manual"
La Llei 11/2021, de mesures de prevenció i lluita contra el frau fiscal, va marcar l'inici d'aquesta nova era. El seu objectiu és clar: combatre l'economia submergida i millorar el control tributari. Per a això, exigeix que tots els programes informàtics de facturació garanteixin la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació.
Eines genèriques com Excel o Word, tot i que útils per a molts propòsits, no tenen les funcionalitats de seguretat i control que aquesta llei demanda. No permeten assegurar que una factura no ha estat modificada o eliminada sense deixar rastre, cosa que les inhabilita com a sistemes de facturació vàlids sota la nova legislació.
VeriFactu: el nou estàndard en la facturació
El Reial Decret 1007/2023, conegut com la normativa VeriFactu, desenvolupa la Llei Antifrau i estableix un sistema que obliga els negocis a utilitzar programari de facturació certificat que enviï automàticament els registres a l'Agència Tributària. Això significa que cada factura que emetis haurà de ser validada i comunicada en temps real (o gairebé real) a l'AEAT.
Els terminis per adaptar-se són imminents:
* 1 de gener de 2027: Data límit perquè les societats mercantils implementin VeriFactu.
* 1 de juliol de 2027: Data límit perquè autònoms i micropimes s'adaptin al sistema.
Per a VeriFactu per a autònoms, aquesta adaptació suposa un canvi significatiu en els seus processos administratius.
Quines multes pots esperar?
La no adaptació a la normativa VeriFactu i l'ús de sistemes de facturació no certificats comporta riscos econòmics considerables. La Llei Antifrau contempla sancions específiques:
* Multa de 50.000 euros: Per a empreses que desenvolupin, produeixin o comercialitzin programari que no compleixi amb els requisits tècnics.
* Multa de 1.000 euros per cada operació: Per a aquells que, sent obligats, no utilitzin un sistema VeriFactu o no ho facin correctament. Això significa que, si continues utilitzant Excel o Word i l'AEAT ho detecta, podries enfrontar-te a una multa per cada factura emesa.
Entendre la multa VeriFactu és crucial per evitar sorpreses desagradables.
Més enllà de les multes: els riscos de no adaptar-se
A més de les sancions directes, l'ús de sistemes no adaptats genera altres problemes:
* Pèrdua de temps i eficiència: La gestió manual de la facturació i la preparació per a possibles inspeccions esdevé una càrrega insostenible.
* Errors i desquadraments: La probabilitat de cometre fallades augmenta, cosa que pot derivar en problemes amb l'IVA o l'IRPF.
* Imatge professional: Utilitzar mètodes antiquats pot projectar una imatge poc moderna i professional del teu negoci.
La solució: migrar a un programari de facturació adaptat
La clau està en la digitalització i en l'elecció d'un programari de facturació que compleixi amb tots els requisits de la Llei Antifrau i VeriFactu. Busca solucions que ofereixin una API VeriFactu robusta i que facilitin la integració ERP VeriFactu si ja fas servir un sistema de gestió. Molts proveïdors ofereixen una passarel·la VeriFactu per a programari extern.
Si véns de sistemes més antics, verifica la capacitat d'importar Factusol a VeriFactu, importar Sage 50 o importar Holded directament. Fins i tot per a aquells que han utilitzat importar Excel a VeriFactu com a base de dades, existeixen eines que simplifiquen la migració dels teus clients i productes.
Prepara el teu negoci amb Fakturia
A Fakturia.es, hem desenvolupat una solució de facturació dissenyada des de zero per complir amb la Llei Antifrau i la normativa VeriFactu. El nostre programari et permet emetre factures de forma senzilla, segura i 100% legal, garantint la comunicació automàtica amb l'AEAT. No esperis a l'últim moment per adaptar el teu negoci i evitar possibles sancions.