Multes per usar Excel o Word per facturar: Adéu a la improvisació fiscal el 2027
Fins fa poc, molts autònoms i petites empreses a Espanya utilitzaven eines com Excel o Word per generar les seves factures. Eren solucions senzilles i gratuïtes, però mancaven de la seguretat i les funcionalitats necessàries per complir amb les exigències fiscals. Amb la imminent entrada en vigor de la Llei Antifrau i el sistema VeriFactu, aquesta pràctica deixarà de ser una opció viable, comportant importants sancions.
Per què Excel i Word ja no valen?
La normativa fiscal espanyola, reforçada per la Llei 11/2021 de mesures de prevenció i lluita contra el frau fiscal, exigeix que els sistemes de facturació garanteixin la integritat, inalterabilitat i traçabilitat dels registres d'operacions. Excel o Word, en ser eines genèriques, no poden assegurar que una factura no ha estat modificada posteriorment ni que s'ha enviat a l'AEAT en temps real. Això els converteix en sistemes no homologats i il·legals per a l'emissió de factures.
VeriFactu i la Llei Antifrau: El nou escenari
El sistema VeriFactu (anteriorment conegut com a Factura Verificable o SIF) és la peça clau d'aquesta nova era fiscal. Obliga els softwares de facturació a remetre de forma immediata i segura a l'Agència Tributària tots els registres de les factures emeses.
Els terminis per adaptar-se són crucials:
* 1 de gener de 2027: Data límit obligatòria per a societats.
* 1 de juliol de 2027: Data límit obligatòria per a autònoms i micropimes.
És fonamental comprendre quan és obligatori VeriFactu per evitar sorpreses. A més de VeriFactu, la Llei Crea i Creix també estableix l'obligatorietat de la factura electrònica B2B, la qual cosa afegeix una altra capa de complexitat a la facturació per a empreses i autònoms.
Les multes per incompliment
L'Agència Tributària no dubtarà a aplicar sancions a aquells que no compleixin amb la nova normativa. Les multes poden ser significatives:
* Per no utilitzar un software homologat: Fins a 50.000 euros.
* Per no remetre correctament els registres a l'AEAT (VeriFactu): Fins a 1.000 euros per factura no comunicada o comunicada incorrectament.
Aquestes sancions busquen dissuadir l'ús de sistemes que permetin el frau fiscal i assegurar que totes les transaccions quedin degudament registrades i declarades. Pots consultar més detalls sobre la multa VeriFactu.
La solució: Software homologat i la migració
La transició d'Excel o Word a un software de facturació homologat és inevitable. És el moment de buscar solucions que ofereixin integració ERP VeriFactu o una passarel·la VeriFactu per a software existent. Molts programes de gestió permeten la importació de dades, facilitant el canvi. Per exemple, és possible importar Factusol a VeriFactu, importar Sage 50 o importar Holded a solucions compatibles. Fins i tot si el teu històric està a Excel, existeixen eines per importar Excel a VeriFactu a través de l'API VeriFactu d'un proveïdor de software.
Adaptar-se a la nova normativa no només evita multes, sinó que també optimitza la gestió del teu negoci. Plataformes com Fakturia.es ofereixen solucions de facturació adaptades a la Llei Antifrau i VeriFactu, facilitant la transició i garantint el compliment fiscal per a autònoms i pimes.