A dixitalización fiscal en España dá un paso de xigante coa implantación definitiva dos sistemas VeriFactu. Coa data límite do 1 de xaneiro de 2027 para sociedades e o 1 de xullo de 2027 para autónomos e micropemes, xorde unha dúbida fundamental: que facemos coas facturas en papel? Podemos por fin liberar espazo na oficina? A resposta é si, pero con matices importantes.
Para entender ben o contexto, é crucial saber en que consiste este novo sistema. Podes ler a nosa guía completa sobre Que é VeriFactu? Guía para Autónomos.
A clave: diferenciar entre facturas emitidas e recibidas
A obriga de conservación non é a mesma para as facturas que xeras que para as que che entregan os teus provedores. Analicemos cada caso.
Facturas que emites co teu software VeriFactu
Aquí chegan as boas novas. Cando emites unha factura a través dun software adaptado a VeriFactu, como Fakturia, o sistema xera un rexistro informático inalterable. Este rexistro, que inclúe un identificador único e un código QR, é considerado o orixinal legal da factura.
Polo tanto, non tes a obriga de imprimir e gardar unha copia en papel das facturas que emites baixo este sistema. O teu deber é conservar o rexistro dixital que xera o programa durante os prazos legalmente establecidos. O arquivo PDF ou a representación visual é só unha copia; o verdadeiro orixinal é o rexistro informático.
Facturas que recibes dos teus provedores
Neste caso, a situación é diferente e require máis atención. A regra xeral é que debes conservar a factura no seu formato orixinal.
* Se recibes unha factura electrónica ou VeriFactu: O orixinal é o arquivo dixital (por exemplo, un XML ou un PDF co código QR VeriFactu). Debes conservar ese arquivo dixital, non unha impresión en papel.
* Se recibes unha factura tradicional en papel: O orixinal é o documento físico. Polo tanto, estás obrigado a conservala en papel. A única forma de destruír o orixinal en papel é mediante un proceso de dixitalización certificada.
Que é a dixitalización certificada?
A dixitalización certificada é un proceso realizado cun software homologado pola Axencia Tributaria que escanea o documento en papel e xera unha copia dixital con plena validez legal. Este software garante a integridade da copia, permitíndoche destruír o orixinal físico de forma segura e legal. Se simplemente escaneas unha factura cun escáner normal, esa copia non ten validez para substituír o orixinal en papel.
Prazos de conservación: sen cambios con VeriFactu
É importante lembrar que VeriFactu non altera os prazos legais de conservación de facturas. A normativa xeral segue vixente:
* A efectos fiscais (IVE, IRPF, etc.): 4 anos, que empezan a contar desde que remata o prazo para presentar a declaración correspondente.
* A efectos mercantís: 6 anos, segundo o establece o Código de Comercio.
Por seguridade, a recomendación é conservar sempre toda a documentación durante un mínimo de 6 anos.
Cos prazos achegándose, é vital estar preparado. Consulta a nosa guía sobre os prazos e novidades de VeriFactu 2027 para non deixar nada ao azar.
En resumo, VeriFactu permitirache eliminar o arquivo en papel das facturas que emitas, pero deberás seguir prestando atención ao formato en que recibes as facturas de gastos para saber como conservalas correctamente.