Excel e Word para facturar:
¿que di de verdade o regulamento?
Nin o RD 1007/2023 nin a Lei Antifraude prohiben Excel ou Word polo seu nome. O que esixen é que o sistema co que emites as túas facturas cumpra uns requisitos moi concretos. Explicámosche por que un modelo editable non os cumpre, e desde cando iso che afecta.
¿Por que un modelo editable non cumpre?
- Manipulabilidade directa: Os datos numéricos, conceptos e datas poden modificarse ou borrarse en calquera momento sen deixar rexistro, xusto o contrario da inalterabilidade que esixe o regulamento.
- Sen encadeamento SHA-256: Non hai un historial correlativo encriptado que garanta que a factura 2 se xerou despois da 1 de forma inalterable.
- Ninguén asina a declaración responsable: A AEAT non homologa nin certifica programas de facturación. O que o regulamento esixe é que o fabricante do sistema asine unha declaración responsable de que cumpre, e nin Microsoft nin Google venden Excel ou Sheets como sistemas de facturación: non hai quen a asine polo teu modelo.
Os Requisitos Técnicos Obrigatorios
- Inalterabilidade: Unha vez gardada a factura, os seus datos non poden modificarse baixo ningún concepto.
- Trazabilidade: Calquera rectificación debe xerar un novo documento enlazado co anterior.
- Conservación: O software debe asegurar o almacenamento seguro durante un mínimo de 4 anos.
- Lexibilidade: Os datos deben estar dispoñibles en formato estruturado estándar para exportación rápida.
Táboa Comparativa: Modelo Editable vs Sistema Conforme
| Función | Excel / Word (Plantilla) | Fakturia (VeriFactu) |
|---|---|---|
| ¿Cumpre o RD 1007/2023? | Non (non asegura inalterabilidade nin trazabilidade) | Si (con declaración responsable do fabricante) |
| Código QR AEAT obrigatorio | Non dispoñible (imposible de autoxerar) | Autoxerado automaticamente en PDF |
| Encadenamento SHA-256 | Non (os arquivos son independentes e alterables) | Si (cadea matemática inquebrantable) |
| Multa fixa de 50.000 € por exercicio | Risco real desde a túa data de obrigación (2027) | Cero |
O software de dobre uso
A Lei 11/2021 de medidas de prevención e loita contra a fraude fiscal persegue a tenencia e o uso de programas informáticos que permitan ocultar vendas ou levar unha contabilidade B (o chamado software de dobre uso). De aí nace a esixencia de que un sistema de facturación produza rexistros íntegros, trazables e inalterables. Unha folla de cálculo, na que calquera cela se pode cambiar sen deixar ningún rastro de auditoría, dificilmente pode acreditar que cumpre esa esixencia.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Podo cubrir o Excel e gardalo como PDF non modificable?
Non resolve o problema. Aínda que o PDF que recibe o teu cliente non sexa editable, o sistema co que xeraches a factura segue sendo a folla de cálculo, e alí non hai rexistro de facturación encadeado nin hash SHA-256. O regulamento mira o sistema que emite, non o formato do arquivo que envías.
¿Hai multas para o autónomo por usar Excel?
Non por usar Excel: por facturar cun sistema que non cumpre unha vez chegada a túa data de obrigación. O artigo 201 bis da Lei Xeral Tributaria fixa para o usuario unha multa de 50.000 € por cada exercicio. Non é "ata" 50.000 €: é un importe fixo.
¿Entón en 2026 podo seguir facturando con Excel?
Si. Para o usuario non hai ningunha prohibición ata o 1 de xaneiro de 2027 se tributas polo Imposto sobre Sociedades, ou ata o 1 de xullo de 2027 no resto de casos. O que non convén é deixalo para a última semana: migrar clientes, histórico e numeración con calma sae moito mellor que facelo coa data enriba.
Deixa o Excel a tempo. Pásate ao estándar VeriFactu.
Fakturia.es fai que emitir facturas sexa tan sinxelo como cubrir unha folla de cálculo, pero con rexistros encadeados, código QR e envío á Axencia Tributaria: o que o regulamento pide e un modelo editable non pode dar.