Unha das dúbidas máis recorrentes para calquera autónomo ou peme é a xestión documental. Emitimos e recibimos facturas constantemente, pero, canto tempo estamos obrigados a conservalas? A resposta non é tan simple como un único número, xa que diferentes normativas establecen prazos distintos. Neste artigo, botamos luz sobre esta obriga para que poidas cumprir coa lei sen acumular papel (ou arquivos dixitais) innecesariamente.
Un labirinto de prazos: Fiscal, Mercantil e Penal
Para entender a obriga de conservación, debemos fixarnos en tres ámbitos legais principais:
* Normativa Fiscal (4 anos): A Lei Xeral Tributaria establece que o dereito da Administración para determinar a débeda tributaria prescribe aos catro anos. Este é o prazo durante o cal Facenda pode realizar unha inspección e solicitarche as facturas relacionadas co IVE, IRPF ou Imposto de Sociedades. O prazo empeza a contar desde o día en que finaliza o período voluntario de presentación da declaración correspondente.
* Normativa Mercantil (6 anos): Aquí está a clave para a maioría. O Código de Comercio, no seu artigo 30, obriga a todos os empresarios a conservar os libros, correspondencia, documentación e xustificantes do seu negocio, debidamente ordenados, durante seis anos a partir do último asento realizado nos libros. Dado que as facturas son o soporte de ditos asentos, este é o prazo xeral que debes ter como referencia.
* Casos Especiais (ata 10 anos ou máis): Existen situacións que amplían este período. Por exemplo, a Lei de Prevención do Branqueo de Capitais esixe conservar a documentación durante dez anos. Ademais, se a túa empresa ten bases impoñibles negativas (perdas) que compensa en anos posteriores, debes gardar as facturas que as orixinaron durante 10 anos desde que finaliza o prazo para presentar a declaración en que se compensaron.
A regra de ouro: 6 anos como mínimo seguro
Ante a dúbida de se aplicar o prazo fiscal de 4 anos ou o mercantil de 6, a recomendación é clara: conserva sempre as túas facturas durante un mínimo de 6 anos. Este período cobre as túas obrigas fiscais e mercantís, dándoche total tranquilidade ante calquera requirimento.
O impacto de VeriFactu e a factura electrónica
A dixitalización fiscal está a transformar a forma en que xestionamos as facturas. Coa inminente chegada dos sistemas VeriFactu e a obrigatoriedade da factura electrónica, é crucial entender como afecta isto á conservación.
Estes novos sistemas non alteran os prazos de conservación que vimos. Non obstante, si establecen un novo estándar sobre *como* se deben gardar: en formato dixital, garantindo a súa integridade, autenticidade e lexibilidade. A boa noticia é que un software de facturación adaptado non só che axuda a cumprir coa nova normativa, senón que tamén automatiza e simplifica o arquivo e a conservación dos teus documentos.
Lembra que os prazos de implementación se achegan. Por iso, é fundamental coñecer os detalles e prazos de VeriFactu para 2027 e prepararse para a transición cara á factura electrónica para autónomos.
Conclusión: O teu arquivo fiscal, en orde e seguro
En resumo, aínda que o prazo fiscal básico é de 4 anos, a obriga mercantil establece un período de 6 anos, que é a cifra que debes memorizar. Para casos específicos, este prazo pode estenderse ata 10 anos. Adoptar ferramentas dixitais adaptadas a VeriFactu non só é unha obriga futura, senón unha oportunidade para optimizar a xestión do teu negocio e asegurar que cumples coa lei sen esforzo.