Na xestión diaria de calquera autónomo ou peme, é habitual manexar documentos comerciais para presentar ofertas a clientes. Dous dos máis comúns, e a miúdo confundidos, son o orzamento e a factura proforma. Aínda que poidan parecer similares, teñen propósitos e validez legal moi distintos. Coñecer as súas diferenzas é clave para unha comunicación profesional e para cumprir coa normativa fiscal.
Que é un orzamento?
Un orzamento é un documento puramente informativo que detalla o custo estimado dun produto ou servizo. O seu principal obxectivo é que o cliente potencial coñeza de antemán o prezo aproximado do que solicita, sen que isto xere ningún tipo de compromiso para ningunha das dúas partes.
Características principais dun orzamento:
* Non é vinculante: O cliente non está obrigado a aceptar a oferta, e o profesional pode axustar os termos nunha negociación posterior.
* Sen validez fiscal nin contable: Un orzamento non se rexistra na contabilidade nin xera obrigas de IVE ou IRPF. É un mero documento comercial.
* Flexibilidade: Non require unha numeración específica e o seu formato é máis libre, aínda que é recomendable que sexa claro e detallado para evitar malentendidos.
Utilízase na fase inicial dunha negociación, como unha primeira toma de contacto para presentar as túas tarifas.
Que é unha factura proforma?
Unha factura proforma é un borrador da factura definitiva. A diferenza do orzamento, emítese cando xa existe unha intención de compra por parte do cliente. O seu formato é practicamente idéntico ao dunha factura ordinaria, incluíndo o desglose de conceptos, importes, impostos aplicables (como o IVE) e datos do emisor e receptor.
Sen embargo, é fundamental destacar que unha factura proforma non ten validez fiscal. Non pode ser utilizada para xustificar un gasto nin para deducir o IVE. Para que sexa válida comercialmente e non se confunda cunha factura real, debe levar explicitamente o título "Factura Proforma".
Utilízase para:
* Formalizar una oferta e que o cliente confirme os detalles antes da emisión da factura final.
* Solicitar o pago por adiantado dun servizo ou produto.
* Acreditar o valor dunha mercadoría en operacións de comercio internacional (aduanas).
Diferenzas clave: Orzamento vs. Factura Proforma
Para resumir, estas son as diferenzas fundamentais:
* Finalidade: O orzamento é para informar e negociar nunha fase inicial. A factura proforma serve para confirmar os detalles dunha venda xa acordada.
* Compromiso: O orzamento non xera ningún compromiso. A factura proforma, unha vez aceptada polo cliente, representa un compromiso firme de compra-venda nos termos descritos.
* Validez fiscal: Ningún dos dous ten validez fiscal ou contable. Non se declaran a Facenda nin serven para deducir gastos ou IVE. Só a factura ordinaria final ten esta validez.
* Numeración: Un orzamento non necesita numeración oficial. Unha factura proforma tampouco pode levar un número da serie de facturación oficial para non ser confundida cunha factura definitiva.
O paso final: a factura ordinaria e a chegada de VeriFactu
Unha vez que o teu cliente acepta a factura proforma, o seguinte e último paso é emitir a factura ordinaria. Este é o único documento con plena validez legal e fiscal, que debe ser numerado correlativamente, rexistrado na túa contabilidade e declarado a Facenda.
Coa inminente implementación do sistema VeriFactu, a emisión de facturas ordinarias cambiará. Este novo regulamento busca dixitalizar e estandarizar a facturación para loitar contra a fraude fiscal. É crucial entender que nin os orzamentos nin as facturas proforma se ven afectados por VeriFactu, xa que non son documentos fiscais. Sen embargo, as facturas que emitas a partir deles si deberán cumprir cos novos requisitos. Se queres saber máis, podes consultar a nosa guía completa sobre que é VeriFactu? Guía para Autónomos.
Lembra que as datas límite para adaptarse son o 1 de xaneiro de 2027 para sociedades e o 1 de xullo de 2027 para autónomos e micropemes. Utilizar cada documento correctamente non só demostra profesionalidade, senón que te prepara para cumprir coas futuras obrigas fiscais sen contratempos.