Desde hai décadas, Excel e Word foron ferramentas fieis para moitos autónomos e pequenas empresas á hora de xestionar a súa facturación. A súa sinxeleza e aparente gratuidade fixeron que fosen populares. Con todo, no panorama fiscal actual de España, con data de referencia 12 de agosto de 2026, o uso destes programas para emitir facturas estase volvendo non só obsoleto, senón tamén arriscado e potencialmente sancionable. A Lei Antifraude e a inminente implementación do sistema VeriFactu marcaron un antes e un despois.
Por que Excel e Word xa non son válidos para facturar?
A clave reside nos principios de integridade, inalterabilidade e trazabilidade. As follas de cálculo e os documentos de texto, pola súa propia natureza, permiten modificacións fáciles sen deixar rastro, o que os converte en sistemas vulnerables fronte ás esixencias da Axencia Tributaria. A normativa actual e futura require:
* Sistemas informáticos certificados: O software debe garantir que cada factura emitida é inalterable e se rexistra de forma segura.
* Rexistro de facturación: Cada operación debe quedar rexistrada de forma automática e instantánea.
* Comunicación coa AEAT: Os sistemas VeriFactu deberán poder enviar telematicamente os rexistros de facturación á Axencia Tributaria.
Excel e Word carecen destas funcionalidades inherentes, o que os inhabilita para cumprir coa nova lexislación.
VeriFactu: o fin da facturación "manual"
O sistema VeriFactu, que se implementará de forma obrigatoria, esixe o uso de software de facturación que cumpra con estritos requisitos técnicos. Isto implica que as facturas deben xerarse cun código QR, unha sinatura dixital e ser inalterables desde a súa emisión.
Os prazos para a adaptación son claros:
* Grandes empresas e sociedades: Deberán estar adaptadas antes do 1 de xaneiro de 2027.
* Autónomos e micro-pemes: Terán como data límite o 1 de xullo de 2027.
Superadas estas datas, utilizar sistemas de facturación que non cumpran coa Lei Antifraude, como Excel ou Word, comportará sancións.
A que multas te expós?
A Lei Antifraude (Lei 11/2021) establece un réxime sancionador para aqueles que non se adapten. Aínda que as contías exactas poden variar segundo a infracción, as multas polo uso de software non certificado ou pola manipulación de rexistros poden ser significativas. Por exemplo, o uso de sistemas que non garanten a integridade dos rexistros pode carrexar sancións de ata 50.000 euros para os produtores de software e ata 1.000 euros por cada exercicio fiscal para os usuarios. Podes profundar neste tema no noso artigo sobre multa VeriFactu.
Ademais, non cumprir cos requisitos de VeriFactu dificultará a xustificación de ingresos e gastos ante unha inspección, o que pode derivar en sancións adicionais por infraccións tributarias.
A solución: migrar a un software de facturación adaptado
A boa noticia é que a transición é máis sinxela do que parece. Existen multitude de solucións no mercado deseñadas para cumprir coa normativa VeriFactu e facilitar a xestión a autónomos e pemes.
Se actualmente utilizas Excel, é o momento de considerar como importar Excel a VeriFactu a través dun software compatible. Para aqueles que xa usan programas como Factusol, Sage 50 ou Holded, moitos provedores ofrecen ferramentas para importar Factusol a VeriFactu, importar Sage 50 ou importar Holded a plataformas máis modernas e adaptadas. As empresas con sistemas máis complexos poden explorar solucións de integración ERP VeriFactu ou desenvolver a súa propia pasarela VeriFactu para software mediante unha API VeriFactu.
Para VeriFactu para autónomos, o paso a un software certificado non só evita multas, senón que optimiza a xestión, automatiza procesos e ofrece unha visión máis clara da economía do negocio.
En Fakturia.es, entendemos a importancia desta transición. O noso software de facturación está deseñado para cumprir integramente coa Lei Antifraude e o sistema VeriFactu, ofrecendo unha solución intuitiva e segura para que o teu negocio cumpra con todas as obrigas fiscais sen complicacións.