La cuenta atrás para la implementación total de VeriFactu ha comenzado. Con los plazos finales fijados para el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y micropymes, es crucial asegurarse de que las herramientas que utilizas para facturar cumplen con la nueva normativa. Ya no vale cualquier programa; la Ley Antifraude exige que los sistemas informáticos de facturación sigan unas reglas técnicas muy estrictas.
Pero, ¿cuáles son exactamente esos requisitos? ¿Cómo puedes saber si tu software actual es compatible? A continuación, desglosamos los aspectos técnicos clave que debe cumplir tu programa para ser considerado un sistema de emisión de facturas verificable por la AEAT.
¿Qué es un "Sistema de Emisión de Facturas Verificable"?
Este es el término oficial que utiliza la Agencia Tributaria para referirse a un software de facturación que cumple con el Reglamento VeriFactu. No se trata solo de poder emitir facturas, sino de garantizar su integridad y trazabilidad desde su creación.
La principal garantía para ti, como usuario, es la "Declaración Responsable". El desarrollador del software debe emitir este documento, asegurando que su programa cumple con todos los requisitos legales. Es tu derecho y deber solicitarlo a tu proveedor.
Requisitos Técnicos Indispensables según la AEAT
Un software compatible con VeriFactu debe garantizar, como mínimo, los siguientes puntos:
- Integridad e Inalterabilidad: Una vez se genera una factura, su contenido principal no puede ser modificado. Si es necesario corregirla, se debe emitir una factura rectificativa, pero el registro original permanece intacto.
- Trazabilidad y Encadenamiento: Cada factura generada se "encadena" con la anterior mediante su huella digital. Esto crea una cadena secuencial e ininterrumpida de registros, impidiendo que se eliminen facturas o se altere su orden.
- Registro de Eventos: El sistema debe registrar automáticamente todas las acciones importantes. Desde la creación de una factura hasta su anulación o el inicio de sesión de un usuario, todo queda guardado en un log de eventos seguro.
- Huella Digital o Hash: Al crear una factura, el software genera un código alfanumérico único (hash) que actúa como una huella digital del contenido. Este hash es clave para el encadenamiento y para verificar la integridad del documento.
- Código QR: Todas las facturas, tanto completas como simplificadas, deben incluir un código QR estandarizado. Este código contiene información esencial de la factura y permite su verificación de forma rápida por parte del cliente o de la AEAT.
- Generación de Registros de Facturación: El programa debe ser capaz de crear un archivo en formato XML con todos los registros de facturación, listo para ser enviado a la sede electrónica de la AEAT si así se requiere.
¿Cómo saber si mi programa de facturación es compatible?
La forma más sencilla y segura es preguntar a tu proveedor si su software cumple con el RD 1007/2023 y si puede facilitarte la Declaración Responsable. Herramientas tradicionales como Word o Excel quedan completamente descartadas, ya que no pueden cumplir con ninguno de estos requisitos de seguridad. Para saber más sobre el sistema, puedes consultar nuestra guía completa sobre ¿qué es VeriFactu? Guía para Autónomos.
Para asegurar una transición sin sobresaltos, lo más recomendable es optar por una solución nativa como Fakturia, diseñada desde cero para cumplir la normativa. Puedes ver una comparativa en nuestra guía sobre el mejor software VeriFactu para autónomos.