Excel y Word para facturar:
¿qué dice de verdad el reglamento?
Ni el RD 1007/2023 ni la Ley Antifraude prohíben Excel o Word por su nombre. Lo que exigen es que el sistema con el que emites tus facturas cumpla unos requisitos muy concretos. Te explicamos por qué una plantilla editable no los cumple, y desde cuándo eso te afecta.
¿Por qué una plantilla no cumple?
- Manipulabilidad directa: Los datos numéricos, conceptos y fechas pueden modificarse o borrarse en cualquier momento sin dejar registro, justo lo contrario de la inalterabilidad que exige el reglamento.
- Sin encadenamiento SHA-256: No hay un historial correlativo encriptado que garantice que la factura 2 se generó después de la 1 de forma inalterable.
- Nadie firma la declaración responsable: La AEAT no homologa ni certifica programas de facturación. Lo que el reglamento exige es que el fabricante del sistema firme una declaración responsable de que cumple, y ni Microsoft ni Google venden Excel o Sheets como sistemas de facturación: no hay quien la firme por tu plantilla.
Los Requisitos Técnicos Obligatorios
- Inalterabilidad: Una vez guardada la factura, sus datos no pueden modificarse bajo ningún concepto.
- Trazabilidad: Cualquier rectificación debe generar un nuevo documento enlazado con el anterior.
- Conservación: El software debe asegurar el almacenamiento seguro durante un mínimo de 4 años.
- Legibilidad: Los datos deben estar disponibles en formato estructurado estándar para exportación rápida.
Tabla Comparativa: Plantilla vs Sistema Conforme
| Función | Excel / Word (Plantilla) | Fakturia (VeriFactu) |
|---|---|---|
| ¿Cumple el RD 1007/2023? | No (no asegura inalterabilidad ni trazabilidad) | Sí (con declaración responsable del fabricante) |
| Código QR AEAT obligatorio | No disponible (imposible de autogenerar) | Autogenerado automáticamente en PDF |
| Encadenamiento SHA-256 | No (los archivos son independientes y alterables) | Sí (cadena matemática inquebrantable) |
| Multa fija de 50.000 € por ejercicio | Riesgo real desde tu fecha de obligación (2027) | Cero |
El software de doble uso
La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal persigue la tenencia y el uso de programas informáticos que permitan ocultar ventas o llevar una contabilidad B (el llamado software de doble uso). De ahí nace la exigencia de que un sistema de facturación produzca registros íntegros, trazables e inalterables. Una hoja de cálculo, en la que cualquier celda se puede cambiar sin dejar un rastro de auditoría, difícilmente puede acreditar que cumple esa exigencia.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Puedo rellenar el Excel y guardarlo como PDF no modificable?
No resuelve el problema. Aunque el PDF que recibe tu cliente no sea editable, el sistema con el que has generado la factura sigue siendo la hoja de cálculo, y ahí no hay registro de facturación encadenado ni hash SHA-256. El reglamento mira el sistema que emite, no el formato del archivo que envías.
¿Hay multas para el autónomo por usar Excel?
No por usar Excel: por facturar con un sistema que no cumple una vez llegada tu fecha de obligación. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria fija para el usuario una multa de 50.000 € por cada ejercicio. No es "hasta" 50.000 €: es un importe fijo.
¿Entonces en 2026 puedo seguir facturando con Excel?
Sí. Para el usuario no hay ninguna prohibición hasta el 1 de enero de 2027 si tributas por el Impuesto sobre Sociedades, o hasta el 1 de julio de 2027 en el resto de casos. Lo que no conviene es dejarlo para la última semana: migrar clientes, histórico y numeración con calma sale mucho mejor que hacerlo con la fecha encima.
Deja el Excel a tiempo. Pásate al estándar VeriFactu.
Fakturia.es hace que emitir facturas sea tan sencillo como rellenar una hoja de cálculo, pero con registros encadenados, código QR y envío a la Agencia Tributaria: lo que el reglamento pide y una plantilla no puede dar.