¿Por qué Excel y Word están
Prohibidos para Emitir Facturas?
Con la aprobación del reglamento técnico de VeriFactu, las tradicionales plantillas editables de Excel y Word dejan de ser legales en España. Te explicamos los motivos jurídicos.
¿Por qué Excel/Word es ilegal?
- Manipulabilidad directa: Los datos numéricos, conceptos y fechas pueden modificarse o borrarse en cualquier momento sin dejar registro.
- Sin encadenamiento SHA-256: No hay un historial correlativo encriptado que garantice que la factura 2 se generó después de la 1 de forma inalterable.
- Falta de certificación oficial: Ni Microsoft Excel ni Google Sheets disponen (ni dispondrán) de una declaración responsable de homologación tributaria ante la AEAT.
Los 5 Requisitos Técnicos Obligatorios
- Inalterabilidad: Una vez guardada la factura, sus datos no pueden modificarse bajo ningún concepto.
- Trazabilidad: Cualquier rectificación debe generar un nuevo documento enlazado con el anterior.
- Conservación: El software debe asegurar el almacenamiento seguro durante un mínimo de 4 años.
- Legibilidad: Los datos deben estar disponibles en formato estructurado estándar para exportación rápida.
Tabla Comparativa: Plantillas vs Software Certificado
| Función | Excel / Word (Plantilla) | Fakturia (VeriFactu) |
|---|---|---|
| ¿Es Legal en 2026/2027? | No (Prohibido por Ley Antifraude) | Sí (100% Homologado) |
| Código QR AEAT obligatorio | No disponible (imposible de autogenerar) | Autogenerado automáticamente en PDF |
| Encadenamiento SHA-256 | No (los archivos son independientes y alterables) | Sí (cadena matemática inquebrantable) |
| Riesgo de Multa (50.000 €) | Muy Alto (por posesión de software no certificado) | Cero |
La prohibición de software de doble uso
La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal persigue la tenencia y uso de programas informáticos que permitan ocultar ventas o llevar una contabilidad B (doble uso). Dado que las hojas de cálculo como Excel permiten modificar cualquier celda sin dejar ningún log de auditoría inalterable, Hacienda las sitúa legalmente como herramientas no válidas para justificar ingresos a nivel profesional.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Puedo rellenar el Excel y guardarlo como PDF no modificable?
No. Aunque el PDF final enviado al cliente no sea editable, la herramienta utilizada para crearlo (Excel) sí es editable y carece de firmas y hashes SHA-256 encadenados en su base de datos original. La infracción se comete al generar la factura en un sistema no adaptado.
¿Hay multas para el autónomo por usar Excel?
Sí. La tenencia de un sistema no homologado por parte del usuario final (autónomo o empresa) conlleva multas fijas de 50.000 € por ejercicio contable, además de las posibles sanciones por irregularidades en la declaración tributaria.
Abandona el Excel. Pásate al estándar VeriFactu.
Fakturia.es hace que emitir facturas sea tan sencillo como rellenar una hoja de cálculo, pero con la total tranquilidad de estar 100% en regla con los servidores de Hacienda.