Hacienda solo permite deducir el IVA de un gasto si se cumplen tres condiciones a la vez: una factura completa a tu nombre, con tu NIF y la cuota desglosada; un gasto afectado a la actividad; y que la factura figure en el libro registro de facturas recibidas y en el modelo 303.
5 requisitos de Hacienda para desgravar el IVA de un gasto
La factura completa es la prueba básica, pero no basta por sí sola. Revisa estos cinco puntos antes de anotar cualquier cuota soportada:
- Factura a tu nombre. Debe identificar al destinatario con su nombre o razón social, su NIF y su domicilio. Un ticket genérico, sin tus datos, no da derecho a deducción.
2. Gasto afectado a la actividad. El bien o servicio tiene que estar relacionado con lo que facturas. Las compras personales o familiares quedan fuera aunque la factura esté a tu nombre.
3. Actividad con derecho a deducción. Si tus ventas o servicios están exentos de IVA, o tributas en un régimen especial que no permite deducir, como el recargo de equivalencia del comercio minorista, la cuota soportada pasa a ser un coste más.
4. Anotación en el libro registro. La factura debe constar en el libro registro de facturas recibidas, con la base, el tipo y la cuota, y trasladarse a la autoliquidación del trimestre.
5. Ejercicio dentro de plazo. El derecho a deducir no es indefinido: caduca si no se ejercita dentro del plazo que fija la ley del IVA. No acumules facturas olvidadas de trimestres antiguos.
Datos de la factura de gasto que revisa Hacienda antes de admitir la deducción
En una comprobación, la AEAT mira primero si la factura recoge todos los datos obligatorios. Si falta alguno, puede negar la deducción aunque el gasto sea real.
| Dato de la factura | Qué debe constar | Error frecuente |
|---|---|---|
| Número y serie | Numeración correlativa del proveedor | Facturas sin número o con número repetido |
| Fecha de expedición | Día en que se emite la factura | Fecha distinta de la operación sin indicarlo |
| Datos del emisor | Nombre o razón social, NIF y domicilio | Nombre comercial sin NIF |
| Datos del destinatario | Tu nombre, tu NIF y tu domicilio | Factura a nombre de un familiar |
| Descripción | Concepto concreto del bien o servicio | «Varios» o «servicios» sin detalle |
| Base y tipo de IVA | Base imponible y tipo aplicado: 21 %, 10 % o 4 % | Tipo aplicado incorrecto |
| Cuota de IVA | Importe del impuesto separado de la base | Precio con «IVA incluido» sin desglose |
Cuando tu proveedor ya use un sistema VeriFactu, sus facturas llevarán un código QR con el que podrás comprobar que el registro se ha remitido a la AEAT. La obligación rige desde el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto. El QR no sustituye a ninguno de los datos de la tabla: una factura con QR pero sin tu NIF sigue sin servir para la deducción.
Si emites tú también facturas y quieres repasar campo por campo las tuyas, puedes usar el validador de requisitos de factura.
Factura simplificada o ticket: cuándo sirve para recuperar el IVA soportado
La factura simplificada se permite hasta 400 € IVA incluido, y hasta 3.000 € en determinados sectores minoristas, según el artículo 4 del Real Decreto 1619/2012. El ticket corriente no identifica al comprador, así que en principio no permite recuperar la cuota.
La solución es pedir al proveedor que haga constar en la simplificada tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA desglosada, o que te expida una factura completa. Hazlo en el momento de pagar en gasolineras, restaurantes, ferreterías o tiendas de material de oficina, porque después algunos establecimientos ponen más pegas.
Guarda el justificante de pago junto a la factura: no es un requisito formal de la deducción, pero ayuda a demostrar que el gasto es real y que corresponde a tu actividad.
Ejemplo real: IVA deducible en la factura de un profesional a una empresa
Una empresa contrata a un profesional por 1.000 € de honorarios. La factura que recibe es esta:
| Concepto de la factura | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | honorarios del servicio | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | 1.000,00 € × 21 % | 210,00 € |
| Retención IRPF (15 %) | 1.000,00 € × 15 % | −150,00 € |
| Total factura (base + IVA) | 1.000,00 € + 210,00 € | 1.210,00 € |
| Importe a cobrar | total − retención | 1.060,00 € |
La empresa puede restar en su modelo 303 la cuota de 210,00 €, porque la factura cumple los datos obligatorios y el servicio está ligado a su actividad. La retención de 150,00 € no afecta al IVA: la empresa la ingresa en Hacienda con el modelo 111 y la resume en el modelo 190 con la clave G01. Los 1.000,00 € de base son el gasto que computa en su impuesto directo.
El modelo 303 se presenta del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero para el cuarto trimestre. Para comprobar importes antes de contabilizar, tienes la calculadora de factura con IVA.
4 errores que hacen perder el IVA de una factura de gasto
- Aceptar facturas sin tu NIF. Es el fallo más habitual con proveedores pequeños y compras rápidas.
2. Descontar el IVA de un gasto personal. La comida familiar o la ropa de calle no se convierten en gasto de la actividad por llevar tus datos.
3. No corregir un tipo de IVA mal aplicado. Si el proveedor aplica el 21 % donde corresponde el 10 %, pide una factura rectificativa en lugar de deducir la cuota errónea.
4. Olvidar anotar la factura en su trimestre. Una factura que no está en el libro registro ni en el 303 es difícil de defender ante una comprobación.
Preguntas frecuentes
¿Sirve un ticket de compra para la deducción del IVA?
Un ticket de compra normal no sirve para la deducción del IVA, porque no identifica al comprador. Para poder restar la cuota, la factura simplificada debe incluir tu NIF, tu domicilio y el IVA desglosado, o el proveedor debe emitirte una factura completa a tu nombre.
¿Qué pasa si la factura de un gasto tiene mal el NIF?
Una factura de gasto con el NIF del destinatario equivocado no acredita que el gasto sea tuyo, y Hacienda puede rechazar la deducción. Lo correcto es pedir al proveedor una factura rectificativa con los datos buenos y anotar esa rectificativa en el libro registro de facturas recibidas.
¿Puede un autónomo restar el IVA de una factura que todavía no ha pagado?
Un autónomo en el régimen general puede restar la cuota de una factura recibida aunque todavía no la haya pagado, siempre que cumpla los requisitos formales. Quien está acogido al régimen especial del criterio de caja, en cambio, debe esperar al pago para poder deducirla.
¿Dónde se declara el IVA de las facturas de gastos?
El IVA de las facturas de gastos se declara en el modelo 303, que se presenta del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero. Las cuotas soportadas del año se resumen después en el modelo 390, salvo quien lleva los libros por el SII.
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