La digitalización fiscal en España da un paso de gigante con la implantación definitiva de los sistemas VeriFactu. Con la fecha límite del 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y micropymes, surge una duda fundamental: ¿qué hacemos con las facturas en papel? ¿Podemos por fin liberar espacio en la oficina? La respuesta es sí, pero con matices importantes.
Para entender bien el contexto, es crucial saber en qué consiste este nuevo sistema. Puedes leer nuestra guía completa sobre ¿Qué es VeriFactu? Guía para Autónomos.
La clave: diferenciar entre facturas emitidas y recibidas
La obligación de conservación no es la misma para las facturas que generas que para las que te entregan tus proveedores. Analicemos cada caso.
Facturas que emites con tu software VeriFactu
Aquí llegan las buenas noticias. Cuando emites una factura a través de un software adaptado a VeriFactu, como Fakturia, el sistema genera un registro informático inalterable. Este registro, que incluye un identificador único y un código QR, es considerado el original legal de la factura.
Por tanto, no tienes la obligación de imprimir y guardar una copia en papel de las facturas que emites bajo este sistema. Tu deber es conservar el registro digital que genera el programa durante los plazos legalmente establecidos. El archivo PDF o la representación visual es solo una copia; el verdadero original es el registro informático.
Facturas que recibes de tus proveedores
En este caso, la situación es diferente y requiere más atención. La regla general es que debes conservar la factura en su formato original.
* Si recibes una factura electrónica o VeriFactu: El original es el archivo digital (por ejemplo, un XML o un PDF con el código QR VeriFactu). Debes conservar ese archivo digital, no una impresión en papel.
* Si recibes una factura tradicional en papel: El original es el documento físico. Por tanto, estás obligado a conservarla en papel. La única forma de destruir el original en papel es mediante un proceso de digitalización certificada.
¿Qué es la digitalización certificada?
La digitalización certificada es un proceso realizado con un software homologado por la Agencia Tributaria que escanea el documento en papel y genera una copia digital con plena validez legal. Este software garantiza la integridad de la copia, permitiéndote destruir el original físico de forma segura y legal. Si simplemente escaneas una factura con un escáner normal, esa copia no tiene validez para sustituir al original en papel.
Plazos de conservación: sin cambios con VeriFactu
Es importante recordar que VeriFactu no altera los plazos legales de conservación de facturas. La normativa general sigue vigente:
* A efectos fiscales (IVA, IRPF, etc.): 4 años, que empiezan a contar desde que finaliza el plazo para presentar la declaración correspondiente.
* A efectos mercantiles: 6 años, según lo establece el Código de Comercio.
Por seguridad, la recomendación es conservar siempre toda la documentación durante un mínimo de 6 años.
Con los plazos acercándose, es vital estar preparado. Consulta nuestra guía sobre los plazos y novedades de VeriFactu 2027 para no dejar nada al azar.
En resumen, VeriFactu te permitirá eliminar el archivo en papel de las facturas que emitas, pero deberás seguir prestando atención al formato en que recibes las facturas de gastos para saber cómo conservarlas correctamente.